Plazos de presentación y requisitos continuos para negocios en Berkeley

Declaración federal anual del impuesto sobre la renta (hay prórrogas disponibles con el Formulario 7004 / 4868).

Número de identificación fiscal federal, gratuito y de un solo trámite, necesario para las declaraciones de impuestos, la nómina y las cuentas bancarias.

Las empresas que poseen bienes no reclamados —cheques de nómina o de proveedores sin cobrar, créditos y reembolsos de clientes, tarjetas de regalo sin usar, depósitos— deben informarlos y entregarlos al estado cada año, después de enviar al propietario un aviso de debida diligencia antes del plazo. El informe anual y el pago vencen el 31 de octubre para los bienes en general. California divide la presentación: un informe preliminar vence el 31 de octubre y la remesa final, entre el 1 y el 15 de junio. La ley del estado que se aplica depende de la última dirección conocida del propietario o, si no la hay, del estado de constitución de la empresa, por lo que una empresa puede deber informes a varios estados.

Tarifa: $20. Obligatoria para mantener la entidad en regla.

Una persona o servicio con una dirección física en California para recibir notificaciones legales y emplazamientos; se registra ante California Secretary of State.

Impuesto de franquicia o sobre la renta corporativo; impuesto mínimo de franquicia de $800 para LLC y corporaciones.

Impuesto mínimo anual de $800 para las LLC (Formulario 3522), más la declaración del Formulario 568 / 100 / 100S.

Si se obtiene información personal de residentes del estado sin autorización, notificar a los residentes afectados dentro de los 30 días posteriores al descubrimiento de la filtración y al Fiscal General si se ven afectados más de 500 residentes (Cal. Civ. Code 1798.82 as amended effective January 1, 2026). Es una obligación que depende de un hecho, por lo que no tiene fecha de calendario. Las fuentes del PR describen la norma del estado con otras palabras; consulte la ley para conocer el detonante exacto y el contenido del aviso.

Las declaraciones de bienes comerciales de California (Formulario 571-L) vencen el 1 de abril y se aplica una multa del 10% si no se presentan antes del 7 de mayo. Esta es la Declaración de Bienes Comerciales (Business Property Statement); los negocios con $100,000 o más de bienes gravables deben presentarla aunque no se les solicite.

Las licencias comerciales vencen el 31 de diciembre; la renovación debe presentarse y pagarse antes del 1 de marzo, después de lo cual se aplican una multa del 10% e intereses del 1% mensual, con una multa adicional del 40% a partir del 1 de abril.

Todas las ciudades de California cobran un impuesto de licencia comercial; las áreas no incorporadas dependen del condado. Los nombres ficticios se registran ante la secretaría del condado.

El local comercial debe estar aprobado para el uso previsto antes de comenzar a operar.

Impuesto sobre la renta retenido, Seguro Social y Medicare, más la parte del empleador, mediante EFTPS.

Conciliación trimestral de los salarios y los impuestos sobre la nómina.

Declaración y pago anuales del impuesto FUTA.

Comprobantes de salarios para los empleados y su envío a la SSA.

Verificación de la elegibilidad para trabajar, que se conserva durante 3 años después de la contratación o 1 año después de la terminación del empleo.

Los empleadores deben exhibir en un lugar visible los avisos del salario mínimo de la FLSA, de la FMLA (50 empleados o más), de la EEO, de OSHA, de USERRA y otros relacionados.

Cuenta de empleador para las contribuciones al seguro estatal de desempleo.

Retener el impuesto estatal sobre la renta de los salarios y remitirlo según el calendario de depósitos asignado; presentar la conciliación anual y los W-2.

Informe salarial trimestral y pago de contribuciones. California grava los primeros $7,000 del salario de cada empleado (2026); los empleadores nuevos pagan 3.4% y las tasas según el historial van de 1.5% a 6.2%.

La ley federal exige informar cada nueva contratación dentro de los 20 días posteriores a la contratación (algunos estados exigen un plazo menor).

Obligatorio a partir de: 1 empleado.

Los empleadores retienen el SDI de los salarios y lo informan con la declaración trimestral de nómina (DE 9).

Los empleadores con al menos un empleado W-2 que no ofrezcan un plan calificado deben inscribirse e inscribir a los empleados elegibles, o certificar una exención. El plazo para 1 a 4 empleados fue el 31 de diciembre de 2025; una fuente secundaria indica que los empleadores que tengan por primera vez un empleado en 2026 tienen hasta el 31 de diciembre de 2026. Se informa una multa de $250 por empleado elegible después de 90 días de incumplimiento y otra de $500 después de 180 días.

California exige que los empleadores con 1 empleados o más otorguen licencia por enfermedad remunerada, exhiban el aviso y conserven los registros.

Los avisos estatales sobre el salario mínimo, el seguro de desempleo, la compensación para trabajadores y la no discriminación deben exhibirse donde los empleados puedan verlos.

Los empleadores con cinco o más empleados deben impartir a los supervisores dos horas y a los demás empleados una hora de capacitación en prevención del acoso cada dos años, y a los nuevos empleados dentro de los seis meses posteriores a la contratación o al ascenso a supervisor (Government Code 12950.1).

Los empleadores con más de 10 empleados conservan los Formularios 300 y 301 de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, y exhiben el resumen del Formulario 300A del año anterior en cada establecimiento del 1 de febrero al 30 de abril. Los registros se conservan cinco años. Informe una muerte relacionada con el trabajo dentro de las 8 horas y una hospitalización, amputación o pérdida de un ojo dentro de las 24 horas.

Los grandes empleadores aplicables (50 o más empleados a tiempo completo, contando las horas a tiempo parcial como equivalentes a tiempo completo) entregan a cada empleado a tiempo completo un Formulario 1095-C. El plazo del 31 de enero se amplía automáticamente 30 días, hasta el 2 de marzo en la mayoría de los años (1 de marzo para los formularios de 2026).

El Formulario 1094-C de transmisión y cada Formulario 1095-C vencen ante el IRS a fines de febrero en papel o el 31 de marzo por vía electrónica; los empleadores que presentan 10 o más declaraciones informativas en total deben presentarlas por vía electrónica. Se aplican multas por cada formulario tardío o incorrecto.

Los empleadores privados con 100 empleados o más presentan cada año mediante el sistema en línea de la EEOC; los contratistas federales con 50 empleados o más y ciertos contratos también han presentado. La EEOC fija la ventana de cada año (el informe de 2024 vencía el 24 de junio de 2025, sin prórrogas), así que consulte su página de recopilación de datos.

Los establecimientos con 250 empleados o más presentan su resumen del Formulario 300A mediante la Aplicación de Seguimiento de Lesiones de OSHA a más tardar el 2 de marzo. Los establecimientos con 20 a 249 empleados en industrias designadas de mayor riesgo también deben presentar el resumen, y los de 100 o más en las industrias más peligrosas presentan los datos de los Formularios 300 y 301.

Tarifa anual escalonada para las LLC con ingresos brutos de origen en California de $250,000 o más.

Pagos estimados trimestrales de los propietarios sobre los ingresos del negocio (Formulario 1040-ES), incluido el impuesto de trabajo por cuenta propia.

Conforme a la Ley de Protección de los Trabajadores Independientes (SB 988, desde el 1 de enero de 2025), contratar a un trabajador independiente individual por $250 o más, contando los contratos de los 120 días anteriores, exige un contrato escrito que detalle los servicios, su valor, la tarifa y el método de pago, con los nombres y direcciones postales de las partes y la fecha de pago. Entregue al trabajador independiente una copia firmada y consérvela durante cuatro años; pague en la fecha del contrato o dentro de los 30 días posteriores a terminar el trabajo. Se prohíben las represalias. Los daños se establecen en la sección 18100 y siguientes del Business and Professions Code.

California presume que un trabajador es empleado a menos que el negocio demuestre los tres elementos de la prueba ABC: el trabajador está libre de su control, realiza un trabajo fuera del curso habitual de su negocio y se dedica habitualmente a un negocio independiente (sección 2775 del Labor Code, AB 5), con exenciones para algunas ocupaciones. La clasificación errónea implica salarios atrasados, impuestos sobre la nómina, contribuciones de desempleo y discapacidad, y multas.

Se exige por cada persona que no es empleada y a la que se pagan $2,000 o más en el año (pagos hechos después de 2025).

Obligatorio antes de realizar ventas gravables; registrarse ante la agencia estatal de impuestos.

Cobrar el impuesto sobre ventas a los clientes y remitirlo con la frecuencia de presentación asignada por el estado. Los impuestos locales sobre ventas se cobran y se remiten en la misma declaración estatal; la tasa depende del lugar de entrega.

Los negocios desde el hogar necesitan un permiso de ocupación en el hogar y deben cumplir los límites de zonificación (rótulos, clientes, empleados).

California registra los nombres comerciales de los empresarios individuales y las sociedades a nivel de condado, en cada condado donde se realicen actividades.