Plazos de presentación y requisitos continuos para negocios en Miami

Declaración federal anual del impuesto sobre la renta (hay prórrogas disponibles con el Formulario 7004 / 4868).

Número de identificación fiscal federal, gratuito y de un solo trámite, necesario para las declaraciones de impuestos, la nómina y las cuentas bancarias.

Las empresas que poseen bienes no reclamados —cheques de nómina o de proveedores sin cobrar, créditos y reembolsos de clientes, tarjetas de regalo sin usar, depósitos— deben informarlos y entregarlos al estado cada año, después de enviar al propietario un aviso de debida diligencia antes del plazo. El informe anual y el pago vencen el 30 de abril para los bienes en general. Se exige un informe negativo aunque el negocio no tenga nada. El portal del estado indica el 30 de abril; el directorio nacional indica el 1 de mayo. La ley del estado que se aplica depende de la última dirección conocida del propietario o, si no la hay, del estado de constitución de la empresa, por lo que una empresa puede deber informes a varios estados.

Tarifa: $138.75. Obligatoria para mantener la entidad en regla.

Una persona o servicio con una dirección física en Florida para recibir notificaciones legales y emplazamientos; se registra ante Florida Division of Corporations (Sunbiz).

Impuesto sobre la renta corporativo (solo corporaciones C; sin impuesto sobre la renta de las personas).

Si se obtiene información personal de residentes del estado sin autorización, notificar a los residentes afectados dentro de los 30 días posteriores al descubrimiento de la filtración y al Fiscal General si se ven afectados 500 residentes o más (Fla. Stat. 501.171). Es una obligación que depende de un hecho, por lo que no tiene fecha de calendario. Las fuentes del PR describen la norma del estado con otras palabras; consulte la ley para conocer el detonante exacto y el contenido del aviso.

Las declaraciones del impuesto sobre bienes muebles tangibles de Florida (Formulario DR-405) vencen ante el tasador de propiedades del condado el 1 de abril, aunque el negocio no deba nada, para reclamar la exención. La declaración se presenta ante el tasador de propiedades del condado.

El condado de Miami-Dade emite un recibo del impuesto comercial mediante su recaudador de impuestos. La ley de Florida establece que el recibo se paga antes del 30 de septiembre (multa por mora del 10% en octubre y luego un 5% más cada mes, hasta el 25%). El año fiscal va del 1 de octubre al 30 de septiembre. Solicite y renueve en línea mediante BTExpress; las tarifas dependen del tipo de negocio y de la ubicación. Los negocios dentro de una ciudad generalmente necesitan tanto un recibo de la ciudad como uno del condado. Los solicitantes deben declarar que no hacen negocios con Cuba en violación de la ley federal (Estatutos de Florida 205.0532).

Los negocios ubicados en la ciudad de Miami necesitan un recibo del impuesto comercial de la ciudad; los recibos vencen el 30 de septiembre de cada año.

Los negocios dentro de un municipio deben contar con el recibo del impuesto comercial local tanto de la ciudad como del condado; el año fiscal va del 1 de octubre al 30 de septiembre.

Los condados y las ciudades de Florida emiten cada uno un Recibo del Impuesto Comercial Local (que se renueva cada año antes del 30 de septiembre).

El local comercial debe estar aprobado para el uso previsto antes de comenzar a operar.

Impuesto sobre la renta retenido, Seguro Social y Medicare, más la parte del empleador, mediante EFTPS.

Conciliación trimestral de los salarios y los impuestos sobre la nómina.

Declaración y pago anuales del impuesto FUTA.

Comprobantes de salarios para los empleados y su envío a la SSA.

Verificación de la elegibilidad para trabajar, que se conserva durante 3 años después de la contratación o 1 año después de la terminación del empleo.

Los empleadores deben exhibir en un lugar visible los avisos del salario mínimo de la FLSA, de la FMLA (50 empleados o más), de la EEO, de OSHA, de USERRA y otros relacionados.

Cuenta de empleador para las contribuciones al seguro estatal de desempleo.

Informe salarial trimestral y pago de contribuciones. Florida grava los primeros $7,000 del salario de cada empleado (2026); los empleadores nuevos pagan 2.7% y las tasas según el historial van de 0.1% a 5.4%.

La ley federal exige informar cada nueva contratación dentro de los 20 días posteriores a la contratación (algunos estados exigen un plazo menor).

Los avisos estatales sobre el salario mínimo, el seguro de desempleo, la compensación para trabajadores y la no discriminación deben exhibirse donde los empleados puedan verlos.

Obligatorio a partir de: 4 empleados (1 en construcción).

Los empleadores con más de 10 empleados conservan los Formularios 300 y 301 de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, y exhiben el resumen del Formulario 300A del año anterior en cada establecimiento del 1 de febrero al 30 de abril. Los registros se conservan cinco años. Informe una muerte relacionada con el trabajo dentro de las 8 horas y una hospitalización, amputación o pérdida de un ojo dentro de las 24 horas.

Los grandes empleadores aplicables (50 o más empleados a tiempo completo, contando las horas a tiempo parcial como equivalentes a tiempo completo) entregan a cada empleado a tiempo completo un Formulario 1095-C. El plazo del 31 de enero se amplía automáticamente 30 días, hasta el 2 de marzo en la mayoría de los años (1 de marzo para los formularios de 2026).

El Formulario 1094-C de transmisión y cada Formulario 1095-C vencen ante el IRS a fines de febrero en papel o el 31 de marzo por vía electrónica; los empleadores que presentan 10 o más declaraciones informativas en total deben presentarlas por vía electrónica. Se aplican multas por cada formulario tardío o incorrecto.

Florida exige que los empleadores privados con 25 o más empleados usen E-Verify con cada nuevo empleado y certifiquen el cumplimiento en la declaración anual del impuesto de reempleo (sección 448.095); un proyecto de ley de 2026 lo extendería a todos los empleadores.

Los empleadores privados con 100 empleados o más presentan cada año mediante el sistema en línea de la EEOC; los contratistas federales con 50 empleados o más y ciertos contratos también han presentado. La EEOC fija la ventana de cada año (el informe de 2024 vencía el 24 de junio de 2025, sin prórrogas), así que consulte su página de recopilación de datos.

Los establecimientos con 250 empleados o más presentan su resumen del Formulario 300A mediante la Aplicación de Seguimiento de Lesiones de OSHA a más tardar el 2 de marzo. Los establecimientos con 20 a 249 empleados en industrias designadas de mayor riesgo también deben presentar el resumen, y los de 100 o más en las industrias más peligrosas presentan los datos de los Formularios 300 y 301.

Pagos estimados trimestrales de los propietarios sobre los ingresos del negocio (Formulario 1040-ES), incluido el impuesto de trabajo por cuenta propia.

Se exige por cada persona que no es empleada y a la que se pagan $2,000 o más en el año (pagos hechos después de 2025).

Obligatorio antes de realizar ventas gravables; registrarse ante la agencia estatal de impuestos.

Cobrar el impuesto sobre ventas a los clientes y remitirlo con la frecuencia de presentación asignada por el estado. Los impuestos locales sobre ventas se cobran y se remiten en la misma declaración estatal; la tasa depende del lugar de entrega.

Los negocios desde el hogar necesitan un permiso de ocupación en el hogar y deben cumplir los límites de zonificación (rótulos, clientes, empleados).

Florida registra los nombres comerciales a nivel estatal.