Plazos de presentación y requisitos continuos para negocios en Pittsburgh

Declaración federal anual del impuesto sobre la renta (hay prórrogas disponibles con el Formulario 7004 / 4868).

Número de identificación fiscal federal, gratuito y de un solo trámite, necesario para las declaraciones de impuestos, la nómina y las cuentas bancarias.

Las empresas que poseen bienes no reclamados —cheques de nómina o de proveedores sin cobrar, créditos y reembolsos de clientes, tarjetas de regalo sin usar, depósitos— deben informarlos y entregarlos al estado cada año, después de enviar al propietario un aviso de debida diligencia antes del plazo. El informe anual y el pago vencen el 15 de abril para los bienes en general. La ley del estado que se aplica depende de la última dirección conocida del propietario o, si no la hay, del estado de constitución de la empresa, por lo que una empresa puede deber informes a varios estados.

Tarifa: $7 ($0 para LLC sin fines de lucro). Obligatoria para mantener la entidad en regla.

Una persona o servicio con una dirección física en Pensilvania para recibir notificaciones legales y emplazamientos; se registra ante Pennsylvania Department of State, Bureau of Corporations.

Impuesto sobre la renta neta corporativo.

Los empleadores retienen el impuesto local sobre ingresos del trabajo y el impuesto de servicios locales; Filadelfia exige una Licencia de Actividad Comercial.

El local comercial debe estar aprobado para el uso previsto antes de comenzar a operar.

Impuesto sobre la renta retenido, Seguro Social y Medicare, más la parte del empleador, mediante EFTPS.

Conciliación trimestral de los salarios y los impuestos sobre la nómina.

Declaración y pago anuales del impuesto FUTA.

Comprobantes de salarios para los empleados y su envío a la SSA.

Verificación de la elegibilidad para trabajar, que se conserva durante 3 años después de la contratación o 1 año después de la terminación del empleo.

Los empleadores deben exhibir en un lugar visible los avisos del salario mínimo de la FLSA, de la FMLA (50 empleados o más), de la EEO, de OSHA, de USERRA y otros relacionados.

Cuenta de empleador para las contribuciones al seguro estatal de desempleo.

Retener el impuesto estatal sobre la renta de los salarios y remitirlo según el calendario de depósitos asignado; presentar la conciliación anual y los W-2.

Informe salarial trimestral y pago de contribuciones. Pensilvania grava los primeros $10,000 del salario de cada empleado (2026); los empleadores nuevos pagan 3.822% y las tasas según el historial van de 0.75% a 8.95%.

La ley federal exige informar cada nueva contratación dentro de los 20 días posteriores a la contratación (algunos estados exigen un plazo menor).

Obligatorio a partir de: 1 empleado.

Los avisos estatales sobre el salario mínimo, el seguro de desempleo, la compensación para trabajadores y la no discriminación deben exhibirse donde los empleados puedan verlos.

Los empleadores con empleados que trabajan en Pittsburgh se registran para el impuesto sobre gastos de nómina y retienen el impuesto de servicios locales por empleado.

Los empleadores se registran ante el recaudador que muestra la búsqueda de direcciones del DCED (que indica el código PSD, la tasa del impuesto sobre ingresos del trabajo y la tasa del impuesto de servicios locales de cada lugar de trabajo) para obtener un número de identificación fiscal local, y conservan un formulario de certificación de residencia de cada empleado. Se registran por cada lugar de trabajo de Pensilvania, incluidas las oficinas en casa de los empleados remotos.

Retener el impuesto local sobre ingresos del trabajo (y el impuesto de servicios locales donde se cobre) y presentarlo y pagarlo cada trimestre dentro de los 30 días posteriores al cierre de cada trimestre calendario, normalmente en el sitio web del recaudador. Los empleadores que combinan los lugares de trabajo con un solo recaudador presentan cada mes; la opción combinada no se aplica al impuesto de servicios locales. Las tasas difieren según el municipio y el distrito escolar.

Presentar la conciliación anual W-2R del impuesto sobre ingresos del trabajo retenido ante cada recaudador de impuestos locales, a más tardar el último día de febrero posterior al año calendario.

Los empleadores con más de 10 empleados conservan los Formularios 300 y 301 de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, y exhiben el resumen del Formulario 300A del año anterior en cada establecimiento del 1 de febrero al 30 de abril. Los registros se conservan cinco años. Informe una muerte relacionada con el trabajo dentro de las 8 horas y una hospitalización, amputación o pérdida de un ojo dentro de las 24 horas.

Los grandes empleadores aplicables (50 o más empleados a tiempo completo, contando las horas a tiempo parcial como equivalentes a tiempo completo) entregan a cada empleado a tiempo completo un Formulario 1095-C. El plazo del 31 de enero se amplía automáticamente 30 días, hasta el 2 de marzo en la mayoría de los años (1 de marzo para los formularios de 2026).

El Formulario 1094-C de transmisión y cada Formulario 1095-C vencen ante el IRS a fines de febrero en papel o el 31 de marzo por vía electrónica; los empleadores que presentan 10 o más declaraciones informativas en total deben presentarlas por vía electrónica. Se aplican multas por cada formulario tardío o incorrecto.

Los empleadores privados con 100 empleados o más presentan cada año mediante el sistema en línea de la EEOC; los contratistas federales con 50 empleados o más y ciertos contratos también han presentado. La EEOC fija la ventana de cada año (el informe de 2024 vencía el 24 de junio de 2025, sin prórrogas), así que consulte su página de recopilación de datos.

Los establecimientos con 250 empleados o más presentan su resumen del Formulario 300A mediante la Aplicación de Seguimiento de Lesiones de OSHA a más tardar el 2 de marzo. Los establecimientos con 20 a 249 empleados en industrias designadas de mayor riesgo también deben presentar el resumen, y los de 100 o más en las industrias más peligrosas presentan los datos de los Formularios 300 y 301.

Pagos estimados trimestrales de los propietarios sobre los ingresos del negocio (Formulario 1040-ES), incluido el impuesto de trabajo por cuenta propia.

Se exige por cada persona que no es empleada y a la que se pagan $2,000 o más en el año (pagos hechos después de 2025).

Obligatorio antes de realizar ventas gravables; registrarse ante la agencia estatal de impuestos.

Cobrar el impuesto sobre ventas a los clientes y remitirlo con la frecuencia de presentación asignada por el estado. Los impuestos locales sobre ventas se cobran y se remiten en la misma declaración estatal; la tasa depende del lugar de entrega.

Los negocios desde el hogar necesitan un permiso de ocupación en el hogar y deben cumplir los límites de zonificación (rótulos, clientes, empleados).

Pensilvania registra los nombres comerciales a nivel estatal.